Meskipun penting, nyatanya tidak semua perusahaan bisa menerapkan manajemen file atau dokumen yang tepat. Padahal, perusahaan masih membutuhkan dokumen-dokumen tertentu sehingga penting memastikan bahwa dokumen tersimpan dengan baik, rapi, dan aman. Dapatkan solusi terbaik dari penataan dokumen arsip dari Crown Records Management.
Apabila Anda juga memiliki masalah yang serupa, Anda tak perlu khawatir. Sebab, sebenarnya ada beberapa tips sederhana yang dapat Anda lakukan untuk menerapkan manajemen file perusahaan dengan cara yang efektif. Lalu, apa saja ya tipsnya?
Tidak Semua Dokumen Harus Disimpan
Anda tidak perlu harus selalu menyimpan semua dokumen yang masuk. Karena itu, pastikan bahwa Anda mengecek isinya terlebih dahulu dan simpan hanya file yang memang relevan dan dibutuhkan perusahaan. Apabila Anda asal simpan semua dokumen yang masuk, tentu saja kapasitas penyimpanan dokumen akan lebih cepat berkurang, penyimpanan jadi terlihat penuh, dan Anda bisa kesulitan mencari dokumen yang dibutuhkan nantinya.
Kategori dan Metode Penamaan File yang Konsisten
Dari semua dokumen yang ada, tentu masing-masing memiliki kategorinya sendiri-sendiri, kan? Karena itu, buatlah kategorisasi dan metode penamaan file yang konsisten untuk semua dokumen yang ada di perusahaan Anda. Pastikan juga bahwa metode penamaan file-nya cukup ringkas agar mudah diingat.
Simpan Dokumen yang Berkaitan dalam Satu Folder
Sebagai contoh, Anda bisa simpan laporan, catatan presentasi, spreadsheet data, dan bagan atau chart yang berkaitan dengan satu project dalam satu tempat, folder, atau box arsip yang sama. Jadi, Anda bisa akses semua dokumen dan informasi yang relevan dalam satu tempat.
Pisahkan Dokumen untuk Status Ongoing dengan Selesai
Banyak orang yang lebih suka menerapkan cara ini. Artinya, Anda memisahkan tempat penyimpanan untuk dokumen-dokumen project atau pekerjaan yang masih berlangsung (ongoing) dengan yang sudah selesai, baik itu di rak atau ruang penyimpanan yang berbeda. Anda bisa coba cara ini untuk membantu mencari tahu seperti apa sistem manajemen file yang paling pas. Pemindahan dokumennya sendiri bisa Anda lakukan secara periodik (setiap hari, setiap minggu, atau setiap dua minggu).
Gunakan Jasa Manajemen File Profesional
Keempat tips di atas berlaku bagi Anda yang melakukan penyimpanan on-site, atau di dalam area kantor. Hanya saja, penyimpanan on-site berarti Anda harus mendedikasikan resource khusus untuk penerapannya, baik itu waktu, tenaga, ataupun biaya. Sayangnya, tidak semua perusahaan mampu melakukannya.
Untungnya, saat ini ada solusi jasa manajemen file profesional seperti layanan penataan dokumen arsip dari Crown Records Management. Lewat manajemen file yang dirancang sesuai kebutuhan perusahaan, Anda akan bisa mengelola dokumen dengan lebih mudah tanpa harus mengesampingkan aspek keamanan dokumen. Selain itu, Anda pun jadi bisa fokus menggunakan ruang yang ada di kantor untuk kebutuhan lain tanpa harus khawatir soal manajemen file lagi.
Sumber:
https://www.mindtools.com/pages/article/newHTE_85.htm
