Seperti Apa Tahap Memusnahkan Arsip di Perusahaan?

Memusnahkan arsip merupakan salah satu tahap yang dilakukan untuk mengurangi dokumen-dokumen yang tak dibutuhkan, sehingga menghasilkan kearsipan yang efektif dan efisien. Dalam hal ini, sejumlah perusahaan biasanya mengandalkan jasa pemusnahan dokumen arsip untuk mencegah kesalahan atau kendala lainnya.

Bagi Anda yang belum familier dengan kegiatan ini, berikut penjelasan hingga langkah-langkah yang dilakukan dalam menyusutkan hingga memusnahkan arsip.

jasa pemusnahan dokumen arsip
pemusnahan dokumen arsip

Kegiatan memusnahkan arsip di perusahaan

Sesuai namanya, pemusnahan yang dilakukan terhadap arsip perusahaan dilakukan sesuai kaidah atau prosedur dari ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Tujuan kegiatan ini pun beragam, dari menyeleksi arsip statis hingga mensterilkan memori organisasi. Arsip-arsip yang dianggap tak relevan pun dapat dihilangkan sebelum disalahgunakan pihak-pihak yang tak bertanggungjawab.

Arsip yang dimusnahkan mempunyai kriteria yang perlu diperhatikan, beberapa di antaranya adalah:

  • Tak mempunyai nilai guna, baik primer maupun sekunder;
  • Masa retensinya habis dan harus dihancurkan sesuai jadwal retensi arsip (JRA);
  • Tak ada peraturan atau undang-undang yang melarang proses pemusnahan;
  • Tak mengandung data atau informasi yang berkaitan dengan penyelesaian proses bisnis.

Tahap-tahap pemusnahan yang dilakukan terhadap arsip

Dalam pelaksanaannya, sejumlah jasa pemusnahan dokumen arsip akan mengikuti langkah-langkah berikut ini:

  • Pemeriksaan. Tahap ini bertujuan memeriksa arsip, apakah jangka waktu atau nilai gunanya sudah habis atau belum. Adapun JRA digunakan sebagai pedomannya;
  • Penyusunan daftar arsip usul musnah. Arsip yang telah melewati pemeriksaan lantas akan dibuatkan daftar untuk mengetahui informasi dokumen-dokumen yang hendak dimusnahkan. Daftar arsip terdiri atas nomor, jenis arsip, jumlah, tahun, tingkat perkembangan, hingga keterangan;
  • Pembentukan panitia. Panitia pemusnahan arsip biasanya meliputi anggota unit pengelola arsip, unit pengamanan, serta unit hukum dan perundang-undangan. Para anggota panitia yang terlibat lantas memastikan kalau proses pemusnahannya dilakukan dengan benar;
  • Penilaian. Panitia yang terbentuk lantas menilai daftar arsip usul musnah dengan melakukan verifikasi langsung terhadap kondisi fisik dokumen;
  • Persetujuan dan pemusnahan. Setelah verifikasi dilakukan, arsip yang hendak dihancurkan perlu dikirimkan dulu ke pimpinan perusahaan atau instansi untuk pengambilan keputusan terakhir;
  • Pelaksanaan pemusnahan. Pada tahap ini, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Di antaranya pemeriksaan kondisi fisik arsip yang disaksikan minimal dua pejabat dari unit kerja bidang hukum atau pengawasan. Setelah itu, penandatanganan berita acara dilakukan;
  • Pembuatan berita acara. Terakhir, akan dibuat berita acara yang disertai Daftar Pertelaan Arsip (DPA) untuk menunjukkan pelaksanaan pemusnahan yang dilakukan secara sah. Berita acara sendiri ditangani pimpinan unit kearsipan, pimpinan unit pengolah arsip, serta saksi dari unit kerja.

Jika Anda ingin mengetahui lebih banyak seputar layanan yang disediakan, silakan hubungi jasa pemusnahan dokumen arsip yang telah dipilih supaya prosesnya tak menimbulkan berbagai kendala.

About the Author: Kemal

You May Also Like

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *